تا به حال پیش آمده چند سفارش هم‌زمان داشته باشید، چند مشتری منتظر دریافت خدمات باشند و هرکدام از کارکنان شما در نقطه‌ای از شهر مشغول کار باشند؟ یکی از مشتریان آدرسش را می‌پرسد، راننده منتظر دریافت نشانی است، تکنسین باید از وضعیت سفارش مطلع شود و شما هم می‌خواهید بدانید کدام کار انجام شده و کدام سفارش هنوز باقی مانده است!
مدیریت چنین شرایطی، به‌خصوص وقتی تعداد سفارش‌ها و کارکنان بیشتر می‌شود، کار ساده‌ای نیست. تماس‌های مکرر، پیام‌های پراکنده و هماهنگی‌های تلفنی می‌توانند زمان زیادی از شما بگیرند.
اینجاست که پنل پرسنل فاکتورم به کمک کسب‌وکار شما می‌آید؛ ابزاری برای ارتباط بهتر میان صاحب کسب‌وکار و کارکنان که کمک می‌کند سفارش‌ها، برنامه کاری، اطلاعات مشتریان و گزارش فعالیت‌ها منظم‌تر مدیریت شوند.
پنل مدیریت پرسنل بخشی از سیستم مدیریت کسب‌وکار است که به کارکنان اجازه می‌دهد متناسب با سطح دسترسی تعیین‌شده، اطلاعات و وظایف مرتبط با کار خود را مشاهده و مدیریت کنند.
برای مثال، فرض کنید یک شرکت خدماتی چند تکنسین دارد که هرکدام باید در طول روز به چند مشتری مراجعه کنند. در روش سنتی، ممکن است صاحب کسب‌وکار مجبور باشد نشانی‌ها را تلفنی ارسال کند، جزئیات سفارش را توضیح دهد و بعد از پایان کار دوباره با کارکنان تماس بگیرد تا از نتیجه مطلع شود.
اما با پنل پرسنل فاکتورم، کارکنان می‌توانند از طریق موبایل وارد پنل کاربری خود شوند، اطلاعات مشتری و سفارش‌های مربوط به خود را مشاهده کنند و گزارش فعالیتشان را در سیستم ثبت کنند.
به این ترتیب، ارتباط میان مدیریت و کارکنان شکل منظم‌تری پیدا می‌کند و پیگیری سفارش‌ها آسان‌تر می‌شود.
یکی از امکانات کاربردی پنل پرسنل فاکتورم، دسترسی به آدرس مشتری از طریق Google Maps است.
تصور کنید راننده یک شرکت باربری باید برای جابه‌جایی اثاثیه به منزل مشتری مراجعه کند. یا تکنسین یک مجموعه خدماتی قرار است برای تعمیر وسیله‌ای به محل مشتری برود. پیدا کردن نشانی دقیق و هماهنگی برای رسیدن به مقصد، بخشی از کار روزانه این افراد است.
در پنل پرسنل فاکتورم، کارکنان می‌توانند اطلاعات و آدرس مشتری را مشاهده کنند و از طریق گوگل مپ به موقعیت موردنظر دسترسی داشته باشند.
این قابلیت برای کسب‌وکارهایی که خدمات حضوری ارائه می‌دهند بسیار مفید است؛ از شرکت‌های باربری و تعمیرات گرفته تا سرویس‌کاران، شرکت‌های خدماتی، قالی‌شویی‌ها و مجموعه‌هایی که کارکنانشان در محل مشتری فعالیت می‌کنند.
در نتیجه، دسترسی به نشانی مشتری در کنار سایر اطلاعات سفارش، هماهنگی کارهای روزانه را ساده‌تر می‌کند.
امروزه بسیاری از کارکنان دائماً پشت میز کار نمی‌کنند. راننده‌ها، تکنسین‌ها، نیروهای خدماتی و نیروهای اجرایی معمولاً در سطح شهر یا محل انجام سفارش مشغول فعالیت هستند.
به همین دلیل، دسترسی به اطلاعات کاری از طریق تلفن همراه اهمیت زیادی دارد.
کارکنان فاکتورم می‌توانند از طریق پنل کاربری خود، اطلاعات مشتریان و سفارش‌های مرتبط با وظایفشان را مشاهده کنند. این اطلاعات به آن‌ها کمک می‌کند بدانند برای چه کاری باید به کجا مراجعه کنند و جزئیات سفارش چیست.
دیگر لازم نیست برای هر سؤال ساده، چندین بار با دفتر یا مدیر مجموعه تماس بگیرند. اطلاعات موردنیازشان از طریق پنل در دسترس قرار می‌گیرد؛ البته میزان دسترسی هر کارمند به اطلاعات و امکانات، به مجوزهایی بستگی دارد که مدیر تعیین کرده است.
یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت کارکنان، اطلاع از نتیجه فعالیت‌های آن‌هاست.
فرض کنید تکنسین شما به محل مشتری مراجعه کرده و کار را به پایان رسانده است. شما به‌عنوان صاحب کسب‌وکار باید بتوانید از نتیجه کار مطلع شوید؛ بدون اینکه برای هر سفارش مجبور به تماس تلفنی باشید.
در پنل پرسنل فاکتورم، کارکنان می‌توانند گزارش فعالیت خود را به‌صورت سیستمی برای صاحب کسب‌وکار ارسال کنند.
برای نمونه، وضعیت سفارش می‌تواند شامل مواردی مانند این باشد:
انجام شد: کار مشتری به پایان رسیده است.
کنسل شد: سفارش لغو شده است.
پرداخت شد: وضعیت پرداخت سفارش ثبت شده است.
با ثبت این گزارش‌ها، صاحب کسب‌وکار می‌تواند وضعیت سفارش‌ها را بهتر پیگیری کند و دید روشن‌تری از فعالیت کارکنان داشته باشد.
این موضوع به‌خصوص برای مجموعه‌هایی که روزانه سفارش‌های متعددی دریافت می‌کنند، اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اطلاعات مربوط به نتیجه کارها در سیستم ثبت می‌شود و پیگیری آن‌ها منظم‌تر خواهد بود.
گاهی شرایط یک سفارش در طول روز تغییر می‌کند. ممکن است مشتری درخواست اصلاح اطلاعات سفارش داشته باشد، زمان مراجعه تغییر کند یا لازم باشد جزئیات فاکتور به‌روزرسانی شود.
در چنین شرایطی، وابستگی کامل کارکنان به مدیر برای انجام هر تغییر کوچک می‌تواند روند کار را کند کند.
فاکتورم این امکان را فراهم می‌کند که کارکنان، در صورت داشتن مجوز لازم، سفارش‌ها را ویرایش یا اصلاح کنند. همچنین تغییر تاریخ رزرو و ویرایش فاکتور نیز می‌تواند بر اساس سطح دسترسی تعیین‌شده برای هر پرسنل انجام شود.
این یعنی صاحب کسب‌وکار مجبور نیست تمام اختیارات را در اختیار همه کارکنان قرار دهد. او می‌تواند متناسب با مسئولیت هر فرد، دسترسی‌های موردنیاز را مشخص کند.
هر کارمندی نباید به تمام بخش‌های اطلاعاتی و مدیریتی یک مجموعه دسترسی داشته باشد. برای مثال، ممکن است یک راننده فقط به آدرس مشتری و اطلاعات سفارش نیاز داشته باشد، در حالی که یک نیروی مسئول ثبت سفارش به امکانات بیشتری احتیاج داشته باشد.
به همین دلیل، تعیین سطح دسترسی اهمیت زیادی دارد.
در پنل پرسنل فاکتورم، امکاناتی مانند ویرایش سفارش، اصلاح اطلاعات و تغییر تاریخ رزرو به مجوزهایی وابسته هستند که صاحب کسب‌وکار برای کارکنان تعیین می‌کند.
به بیان ساده، شما تصمیم می‌گیرید هر کارمند چه کارهایی بتواند انجام دهد. این موضوع کمک می‌کند هم کارکنان وظایف خود را راحت‌تر انجام دهند و هم مدیریت اطلاعات و عملیات کسب‌وکار تحت کنترل شما باقی بماند.
تقریباً هر کسب‌وکاری که چند نیروی اجرایی یا خدماتی دارد، می‌تواند از یک سیستم مدیریت پرسنل بهره ببرد.
برای مثال:
شرکت‌های باربری: رانندگان می‌توانند اطلاعات سفارش و آدرس مشتری را مشاهده کنند و گزارش وضعیت کار را ثبت کنند.
شرکت‌های خدماتی و تعمیراتی: تکنسین‌ها به اطلاعات مشتری و برنامه کاری خود دسترسی دارند و می‌توانند نتیجه انجام خدمات را گزارش کنند.
قالی‌شویی‌ها: کارکنان مرتبط با دریافت و تحویل سفارش می‌توانند اطلاعات سفارش‌ها را پیگیری کنند.
مجموعه‌های پزشکی و خدماتی: کارکنان می‌توانند متناسب با مسئولیت و دسترسی خود، اطلاعات و برنامه‌های مرتبط با سفارش‌ها یا رزروها را مشاهده کنند.
شرکت‌های حمل‌ونقل و سرویس‌دهی: نیروهای اجرایی می‌توانند از اطلاعات مشتری و نشانی مقصد برای انجام بهتر وظایفشان استفاده کنند.
در واقع، اگر کارکنان شما بخشی از فعالیت روزانه‌شان را خارج از دفتر انجام می‌دهند یا باید سفارش‌های مختلف را پیگیری کنند، پنل پرسنل می‌تواند ابزار مفیدی برای نظم‌دهی به کارها باشد.
مدیریت یک کسب‌وکار فقط به دریافت سفارش و صدور فاکتور محدود نمی‌شود. هماهنگی کارکنان، پیگیری خدمات، اطلاع از وضعیت سفارش‌ها و کنترل دسترسی‌ها هم بخش مهمی از مدیریت روزانه هستند.
پنل پرسنل فاکتورم تلاش می‌کند این بخش‌ها را در یک محیط یکپارچه در کنار سایر امکانات مدیریت کسب‌وکار قرار دهد.
وقتی کارکنان بتوانند اطلاعات مشتری را مشاهده کنند، آدرس را با گوگل مپ پیدا کنند، گزارش فعالیت خود را ثبت کنند و در محدوده مجوزهایشان سفارش‌ها را اصلاح کنند، بسیاری از هماهنگی‌های روزمره شکل منظم‌تری پیدا می‌کند.
البته هیچ سیستمی جایگزین مدیریت و تصمیم‌گیری درست نمی‌شود؛ اما ابزار مناسب می‌تواند مسیر انجام کارها را کوتاه‌تر و پیگیری آن‌ها را آسان‌تر کند.
اگر مدیریت چندین کارمند، سفارش و مشتری به یکی از دغدغه‌های روزانه شما تبدیل شده است، بهتر است به فکر استفاده از یک سیستم منظم برای مدیریت پرسنل باشید.
پنل پرسنل فاکتورم با امکاناتی مانند مشاهده اطلاعات مشتری و برنامه کاری از طریق موبایل، دسترسی به آدرس با Google Maps، ثبت گزارش سیستمی، اعلام وضعیت سفارش، تغییر تاریخ رزرو و ویرایش سفارش و فاکتور بر اساس سطح دسترسی، به شما کمک می‌کند ارتباط میان کارکنان و مدیریت مجموعه را بهتر سامان‌دهی کنید.
برای آشنایی بیشتر با امکانات فاکتورم و استفاده از ابزارهای مدیریت کسب‌وکار، می‌توانید به وب‌سایت رسمی مراجعه کنید:
فاکتورم؛ همراه شما برای مدیریت منظم‌تر سفارش‌ها، کارکنان و فعالیت‌های روزانه کسب‌وکار.
